Directie Secretaresse Amsterdam

Jobbeschreibung

Onze opdrachtgever is een gespecialiseerd aanbieder van onbelichte glasvezelinfrastructuur in de Benelux, waar het bedrijf een eigen glasvezelnetwerk beheert.
Zij levert capaciteit aan telecombedrijven, internetaanbieders en drie van de vijf belangrijkste mobiele operators in Nederland, en staat in voor snelle verbindingen, ondersteuning en klantenzorg voor een toenemend aantal bedrijven en non-profitorganisaties die het voordeel inzien van het configureren en besturen van hun eigen netwerk.

De cultuur laat zich omschrijven als jong, dynamisch, maar bovenal vooruitstrevend en biedt volop ruimte voor eigen initiatief. Door sterke groei van de organisatie en uitbreiding van de glasvezelinfrastructuur in Nederland zijn wij op zoek naar een Directie Secretaresse.


De directie secretaresse is de spin in het web binnen de organisatie. Hij/ zij is verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het kantoor en rapporteert aan de CEO. Wij zoeken een open persoonlijkheid die beschikt over goede communicatieve en sociale eigenschappen. De directie secretaresse is het visitekaartje van het bedrijf: representatief, gastvrij en staat zowel interne als externe klanten correct te woord. Hij/zij is dienstverlenend, heeft een flexibele en collegiale instelling, en is bereid om allerhande bijkomende taken te vervullen.

Verantwoordelijkheden
• Assistent CEO:
o Agendabeheer
o E-mailverkeer bijhouden ivm afspraken/ informatiebehoefte etc
o Signalen vanuit de organisatie overbrengen en omgekeerd
o Archiveren
o Hulp bij vergaren/voorbereiden boardstukken. Boardarchief bijhouden
o Contact onderhouden en plannen van afspraken met Raad van Bestuur
• Agendabeheer van Management & Sales Team + overige werkzaamheden
• Secretariaat vergaderingen:
o Beheer corporate agenda; -inplannen meetings, presentatie afdelingen, tijdpad financiële stukken en vergadering board.
o Directievergaderingen, wekelijks. Maken agenda, opstellen notulen, actielijst en bewaken actiepunten. Uitwerken notulen en archief bijhouden.
o Managementoverleg, maandelijks. Maken agenda, bijbrengen stukken, opstellen notulen, actielijst en bewaken actiepunten. Notulen uitwerken + archief bijhouden.
o Salesoverleg, tweewekelijks. Maken agenda, bijeenbrengen stukken, opstellen notulen, actielijst en bewaken actiepunten.
o Interafdelingsoverleggen; zoals projectenoverleg;notulen,actiepunten. Verder tijdelijk overleggen.
• ISO-certificeren:
o Secretariaat voeren van het ISO projectteam. Aanjagen team om doelstellingen 2006 te halen. Agenda, notulen, actiepunten.
o Administreren van incidentenmeldingen ISO op sharepoint.
• Salescontracten invoeren in EFIS
• In- en externe telefonische afhandelingen

Vereisten
• Pro actief
• Zelfstandig
• Discreet
• Organisatorisch vermogen
• Accuraat
• Initiatiefrijk
• Stressbestendig
• Enige jaren ervaring in agendabeheer en notuleren van vergaderingen
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• Minimaal 3 à 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie
• Goede beheersing van het MS Officepakket (o.a. Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

Heb je interesse in deze vacature, graag ontvangen we je sollicitatie.
Je kunt je cv versturen naar dkarsbergen@cn.nl onder vermelding van de vacature.

Extra Informationen

Status

Inaktiv

Ausbildungsniveau

MBO, HBO

Standort

Bundesweit

Jobart

Vollzeitstelle (mit Erfahrung)

Tätigkeitsbereich

Administration / Verwaltung, Sekretariat / Assistenz, Beratung / Consulting

Führerschein erforderlich?

Nein

Auto erforderlich?

Nein

Motivationsschreiben erforderlich?

Nein

Sprachkenntnisse

Niederländisch