Administrator (m/w/d) Projektmanagement / Organisation in Hamburg

Jobbeschreibung

Wir sind der zentrale Ansprechpartner der Fachabteilungen. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben.

Ihre Aufgaben:

Unterstützung bei der Projektakquise:

• Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
• Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Experten
• Layoutprüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote
• Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen

Unterstützung bei der Projektbetreuung:

• Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
• Ansprechpartner/in für Konsortialpartner und Experten für administrative Angelegenheiten
• Prüfung von Rechnungen, Timesheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen

Büromanagement:

• Organisation von Sitzungen / Veranstaltungen und Terminmanagement
• Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge,…)
• Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
• Layout-Prüfung und Formatierung von Texten
• Sprachliche Prüfung von Texten

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Bürokauffrau, Fremdsprachenkorrespondenz, Europaassistenz …) oder Bachelorstudium mit erster relevanter Berufserfahrung
•  Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, sowie gute Französischkenntnisse
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS- Office-Produkten (insbes. Word) sowie im Umgang mit Datenbanken
• Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
• Eigeninitiative, Aufgeschlossenheit und Kommunikationsgeschick zeichnen Sie aus
• Selbständigkeit und effizientes Zeitmanagement
• Betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse und / oder Erfahrungen im Bereich von Fördergeldern, Drittmittelverwaltung sind für weitere optionale Aufgaben von Vorteil

Was wir Ihnen bieten?

• Eine lebendige und kollegiale Unternehmenskultur
• Ein umfangreiches betriebliches und persönliches Weiterbildungsangebot
• Attraktive Zusatzleistungen (Zuschuss zum ÖPNV Ticket, KITA Zuschuss, Förderung von Sport- und Gesundheitsmaßnahmen, etc.)
• Ein firmenweites Nachhaltigkeitskonzept

Wenn diese Stelle Ihr Interesse weckt, bewerben Sie sich gerne über Campusjäger bei uns! Wir freuen uns auf Sie.

Über das Unternehmen:

Wir sind eines der führenden deutschen Beratungsunternehmen im Rahmen der internationalen Entwicklungszusammenarbeit. Unser Kerngeschäft ist die Beratung und das Management von Projekten, die über bi- und multilaterale Fonds finanziert werden. Seit 1982 sind wir in mehr als 130 Ländern aktiv. Im Laufe der Jahre hat das Unternehmen den Umfang seiner Arbeit, die derzeit zehn strategische Geschäftsfelder umfasst, kontinuierlich erweitert. An unserem Firmensitz in Hamburg-Volksdorf beschäftigen wir derzeit über 350 Mitarbeiter und mehr als 1400 Mitarbeiter im Ausland.

Extra Informationen

Status

Inaktiv

Ausbildungsniveau

Hochschule/Universität

Standort

Hamburg

Arbeitsstunden pro Woche

4 - 40

Jobart

Vollzeitstelle

Tätigkeitsbereich

Administration / Verwaltung

Führerschein erforderlich?

Nein

Auto erforderlich?

Nein

Motivationsschreiben erforderlich?

Nein

Sprachkenntnisse

Deutsch